Els missatges directes d'Instagram poden ser un canal potent per a l'atenció al client i per cultivar relacions amb el vostre públic. Tanmateix, els volums de missatges aclaparadors, els fluxos de treball ineficients i la manca d'estructura poden impedir que els equips de les xarxes socials aprofitin al màxim aquest compromís i fins i tot dificultar els temps de resposta. Afegiu tot això per fer malabars amb la gestió d'Instagram entre el vostre telèfon mòbil independent de la resta de les vostres eines socials, i no és estrany que alguns equips socials se sentin aclaparats.



Si alguns d'aquests reptes et sonen familiars, no estàs sol. De fet, durant els darrers anys, Sprout ha rebut més de 1.000 sol·licituds de gestió de DM d'Instagram a Sprout per ajudar a alleujar el caos de la safata d'entrada. Gràcies a la nostra associació amb Facebook, estem encantats d'implementar aquesta funció a més dels nostres clients. Quan us prepareu per aprofitar els missatges directes d'Instagram a Sprout , volíem compartir alguns consells per no només mantenir el cap fora de l'aigua, sinó per ensenyar-vos a nedar amb experiència a través dels vostres missatges directius.



En aquest article, us explicarem tres maneres de crear un flux de treball eficient d'Instagram Inbox:

  1. Creeu un pla i implementeu solucions per organitzar el vostre volum de missatges.
  2. Definiu les funcions del vostre equip i configureu fluxos de treball eficients.
  3. Automatitzeu les alertes perquè mai us perdeu cap missatge important d'Instagram.

La clau per equilibrar amb èxit un gran volum de missatges directes d'Instagram, mencions d'històries, comentaris i @mencions és tenir els sistemes i eines adequats per a la feina. Cobrirem com desenvolupar aquests sistemes, així com com Sprout Social us pot ajudar a centralitzar i racionalitzar encara més tots els vostres fluxos de treball de missatgeria social.

Prioritat 1: creeu un pla i implementeu solucions per organitzar el vostre volum de missatges

La importància de la planificació i l'organització per aconseguir l'atenció al client d'Instagram i gestió comunitària no es poden ignorar els objectius. Quan gestioneu un flux constant de missatges directes entrants, o la vostra marca de sobte es torna viral i una onada de @mencions s'agreu, tenir la infraestructura de safata d'entrada adequada pot marcar la diferència.

àngel número 1104

Com és aquesta organització? Pot ser tan senzill com identificar els tipus de missatges rellevants o les categories de missatges d'atenció al client que vostè i el seu equip haurien de prioritzar. Per exemple, és possible que trobeu que els missatges directes d'Instagram acostumen a incloure més frustracions dels clients que publicar comentaris. De la mateixa manera, respondre als missatges sobre problemes d'enviament o comandes pot ser una prioritat més sensible al temps que les reaccions ràpides d'emojis a una història recent d'Instagram.

Entendre les vostres prioritats us ajudarà a centrar el vostre equip i desenvolupar una infraestructura que elevi aquests missatges importants. A continuació, es mostren algunes maneres de desenvolupar i automatitzar encara més algunes d'aquestes solucions mitjançant Sprout Social:



  • Creeu etiquetes per a diferents categories d'atenció al client. Per exemple, podeu crear etiquetes per a enviaments/devolució, articles danyats, amor del client o qualsevol altra cosa que sigui important perquè el vostre equip respongui.
  • Automatitzar l'etiquetatge i filtrar missatges. Configureu regles automatitzades per etiquetar els missatges entrants; per exemple, cada vegada que algú mencioni una devolució o un reemborsament, s'etiquetarà automàticament amb Enviaments/Devolució. Això permet al vostre equip filtrar només el tipus de missatges que heu de prioritzar per reduir el soroll.
  • Ordena els missatges a safates d'entrada personalitzades. Podeu crear una vista personalitzada de la safata d'entrada exclusiva per a missatges directes d'Instagram i comentaris etiquetats amb Elements danyats per ajudar-vos a abordar ràpidament aquest tipus de missatges. Aquestes vistes personalitzades us permeten respondre primer missatges d'alta prioritat i després passar als missatges menys sensibles al temps.
  • Deseu les vostres preguntes freqüents. En lloc d'escriure la mateixa resposta 200 vegades al dia, tingueu respostes aprovades per la marca que podeu enviar ràpidament. Podeu crear aquestes respostes comunes a la biblioteca d'actius de Sprout. Amb dos clics, els membres de l'equip poden omplir les respostes adequades als missatges entrants, estalviant-vos temps que dediqueu a escriure les respostes a cada pregunta més freqüent diverses vegades al dia.
revisa missatges i preguntes freqüents a sprout social

Prioritat núm. 2: definiu els rols del vostre equip i configureu fluxos de treball eficients d'Instagram

Com que les mides i els rols dels equips de xarxes socials poden variar, la col·laboració efectiva i les responsabilitats clares són essencials. Això podria significar la designació de membres de l'equip d'atenció al client amb diferents capacitats d'escalada en funció de l'experiència, o els equips socials que enviïn determinades respostes per a l'aprovació del gestor. Amb un gran volum de missatges, tenir diversos membres de l'equip a la safata d'entrada d'Instagram intentant fer front a les respostes pot ser un maldecap.

111 en numerologia

Tenir una infraestructura que aclareixi les tasques pendents de cada membre de l'equip i agilitzi els processos és fonamental per conquerir el volum de missatges. Aquí teniu algunes maneres d'augmentar la col·laboració i assegurar-vos que els membres del vostre equip treballin de manera eficient amb Sprout Social:

  • Missatges de tasques al membre adequat de l'equip. Si heu identificat membres de l'equip amb experiència específica sobre determinades categories de productes o d'atenció al client, o teniu una idea de l'ample de banda de cada individu, podeu aprofitar la tasca. Tasking garanteix que els missatges s'assignin als membres de l'equip més adequats per respondre o que tenen ample de banda per respondre. Fer una tasca d'un missatge envia al membre de l'equip una notificació i una llista de missatges amb tasques per treballar.
  • Envieu un missatge de resposta per a l'aprovació. Aquesta és una opció fantàstica si necessiteu visibilitat de determinades respostes (p. ex., un client enfadat amb un problema d'atenció al client únic) d'un gestor o d'un altre aprovador. Les aprovacions de respostes s'incorporen a un flux de treball senzill on podeu fer un seguiment de l'estat de l'aprovació i veure si l'aprovador ha acceptat o rebutjat (amb comentaris) la resposta.
  • Eviteu respondre al mateix missatge amb la detecció de col·lisions . Sprout mostrarà si tu i un altre company de feina esteu interactuant amb el mateix missatge, ajudant-vos a evitar treballs duplicats i una experiència del client confusa.
gestionar la col·laboració en equip amb sprout social

Prioritat núm. 3: automatitzeu les alertes perquè mai us perdeu cap missatge important d'Instagram

Alguna vegada has tingut un somni d'estrès sobre un error de les xarxes socials, una errada ortogràfica o un missatge important? Aquí és on configurar sistemes de còpia de seguretat i automatitzacions us pot donar tranquil·litat, alhora que ofereix als vostres clients una millor experiència quan interaccionen amb la vostra marca a Instagram. Al cap i a la fi, només ets humà, així que aprofita les eines que tens a la teva disposició per facilitar-te la vida i la gestió de la safata d'entrada de les xarxes socials.



La paraula automatització pot semblar intimidant, sobretot quan es tracta de xarxes socials. Però crear una automatització no ha de requerir escriure codi complex o utilitzar autoresponders. Sprout permet que els equips socials i d'atenció al client creïn ràpidament automatitzacions per garantir que no hi hagi missatges ni fites que passin entre les esquerdes:

  • No us perdeu mai cap missatge important amb les notificacions push personalitzades per a mòbils. Diguem que els missatges directes i els comentaris d'Instagram són importants des del punt de vista de l'atenció al client per a la vostra marca, igual que amb les @mencions a Twitter. Podeu configurar notificacions push personalitzades només per a aquests tipus de missatges, activant una alerta quan arriba un missatge important.
  • Estigueu al dia amb Spike Alerts per a grans volums de missatges entrants . Una afluència sobtada de missatges podria indicar una sèrie d'escenaris: potser la vostra marca es va fer viral accidentalment o (sense saber el vostre equip) un producte nou apareix malmès constantment. Independentment, les alertes Spike us ajudaran a identificar una crisi o oportunitat, de manera preventiva en lloc d'iniciar sessió innocentment a Instagram només per ser aixafat per 10 vegades la quantitat normal de missatges.
  • Afegiu usuaris específics a llistes VIP. Les llistes VIP us permeten segmentar missatges entrants de clients fidels, influencers o fins i tot trolls de marca. A Sprout, podeu optar per rebre alertes sempre que arribi un missatge d'un VIP, simplement marqueu el missatge com a complet o amagueu-los. Aquestes funcions automatitzades són senzilles, però us proporcionaran una còpia de seguretat perquè mai us perdeu missatges importants i, amb sort, descanseu més.
respon als missatges d

Submergeix-te en una gestió més fàcil d'Instagram

L'atenció al client i la participació de la comunitat a Instagram poden ser un repte. Però la planificació i les eines adequades poden alliberar el temps que abans s'havia dedicat a treballar a través de la safata d'entrada d'Instagram perquè pugueu centrar-vos en un treball més estratègic. A Sprout estem molt emocionats de continuar integrant els missatges directes d'Instagram a la safata d'entrada intel·ligent de Sprout i esperem que els consells anteriors siguin útils per navegar, organitzar i respondre a un gran volum de missatges directes d'Instagram.

Per començar a desenvolupar fluxos de treball i automatitzacions òptims per a la vostra gestió d'Instagram, comenceu a prova gratuïta de 30 dies de Sprout avui.

Comparteix Amb Els Teus Amics: